Организация питания на мероприятиях. Какие есть варианты?
Деловой этикет говорит о том, что конференции, семинары, переговоры и другие важные встречи, длительность которых превышает несколько часов, обязательно должны иметь перерыв — кофе-брейк. В это время участники мероприятия должны немного расслабиться и перекусить, набираясь сил для дальнейшей программы. при этом мероприятие может насчитывать десятки, а то и сотни гостей.
Есть несколько вариантов для организации питания во время небольших перерывов. Особого внимания заслуживают службы кейтеринга и вендинговое оборудование.
Почему организации перерывов и питания нужно уделить особое внимание
Правильная организация питания на мероприятии — важная задача, которая стоит перед организаторами. Можно выделить несколько причин, из-за которых этому моменту следует уделить особое внимание:
- Качество удовлетворённости участников мероприятия. Возможность быстро выпить кофе или перекусить снеком позволяет оперативно закрыть потребность в еде,что положительно влияет на настроение человека и его впечатления в целом.
- Поддержание статуса мероприятия. Длительная лекция, конференции и так далее — это серьёзная работа организаторов, результатом которой является привлечение большого количества участников и создание определённой репутации. Отсутствие перекусов может негативно повлиять на впечатление гостей и партнёров.
- Коррекция недостатков площадки для проведения мероприятия. Далеко не везде есть собственное кафе или бар, Поэтому организаторам придётся продумать вопрос организации перекуса.
- Сохранение продуктивности мероприятия. Для эффективной работы человек должен периодически делать перерывы на перекусить или попить. Это делает организацию питания и перекусов важным вопросом для мероприятия.
Таким образом, от правильной организации кофе-брейка частично зависят впечатления гостей мероприятия.
Эти же моменты можно отнести к питанию на выставке или питанию на спортивном мероприятии, когда у гостей нет много времени на перекус.
Особенности и правила организации перерыва
Как таковые, строгие требования и правила к организации кофе-брейка отсутствуют. Однако есть пара рекомендаций, которые помогут правильно подойти к решению этой задачи.
Перед встречей с представителем арендодателя нужно подготовится — составить список аргументов с преимуществами сотрудничества, подготовить расчёты, возможно изучить статистику того, как наличие вендингового аппарата влияет на удовлетворение клиентов предложенным сервисом.
Регламентированное время перерыва — как правило, полчаса.
Если перерыв длится менее 15 минут, то чаще всего не все участники мероприятия успевают выпить кофе и перекусить. Таким образом в зале будет много опоздавших людей.
при этом длительные перерывы тоже не рекомендуется делать. Например, если кофе-брейк длится больше 40 минут, участникам потребуется дополнительное время на повторное включение за рабочий или учебный процесс.
Периодические перерывы — каждые 2-3 часа.
Есть научный факт, который говорит, что люди способны воспринимать информацию наиболее эффективно только на протяжении двух часов. Затем их внимание начинает рассеиваться, а работоспособность значительно снижается. Ситуация усугубляется в том случае, когда человек хочет есть или пить.
Поэтому во время мероприятий важно выделять время на перерывы, когда гости смогут выпить чашку кофе и немного перекусить. Это поможет улучшить их эмоциональное состояние, восстановить концентрацию и внимание.
Какие есть варианты для организации кофе-паузы
Выездной сервис — кейтеринг на мероприятие
Кейтеринговые организации предлагают услуги выездного сервиса, который позволит обеспечить горячим чаем или кофе, напитками, лёгкими закусками или выпечкой гостей вашего мероприятия.
Варианты питания можно подобрать индивидуально под каждое мероприятие. Однако стоит помнить, что это достаточно дорогостоящий сервис. Стоимость организации простого перекуса начинается от 600 рублей за одного гостя мероприятия. Соответственно, чтобы организаторам не оказаться в минусе, им придётся включить эту стоимость цену билета или списать как накладные расходы.
В услуги кейтеринга входят блюда и напитки для гостей, обслуживающий персонал, организация места для перекуса.
Вендинговое оборудование
Интересный альтернативой для кейтеринговых сервисов станет установка вендинговых автоматов. Это универсальное решение как для площадок, на которых часто проводятся различные мероприятия, так и для организаторов со своим собственным постоянным пространством. Один раз установив вендинговое оборудование, можно на долгое время обеспечить всех гостей горячим кофе, прохладительными напитками, снеками и даже сэндвичами или выпечкой. Для организатора это будет дополнительный источник дохода, нет необходимости оплачивать себе в минус расходы на питание.
Кофейные вендинговые аппараты в среднем готовят кофе меньше чем за минуту. при этом его стоимость значительно ниже чем в кофейнях или барах. Ассортимент оборудования может включать не только эспрессо и американо, но и несколько видов капучино, латте, чай, горячий шоколад и так далее. Количество сахара регулируется.
После установки оборудования занимает минимум свободного пространства. при этом не требует постоянного присутствия обслуживающего персонала. Современные вендинговые зоны на мероприятиях помогут обеспечить комфорт гостей с минимальными затратами со стороны организатора.
Группа компаний «ASPvending» рассматривает предложения о сотрудничестве с представителями малого, среднего и крупного бизнеса. Мы поможем организовать вендинговую зону на мероприятиях любого масштаба. Арендовать оборудование для вендинга можно как на сутки, так и на длительный период времени. Всю основную работу по установке и дальнейшему обслуживанию наши специалисты берут на себя.